在每次成绩公布时都需要面对一个难题:《学生成绩表》为了方便汇总，每人成绩占据一行；而每个学生之《成绩通知单》为了美观却设计为多行多列。如何方便而快速地进行格式转换？wps表格的函数可以轻松地为您解决疑难。

首先，让我们看看《成绩表》和《成绩通知单》的格式。见图1和图2。

图1成绩表

图2成绩通知单

解决思路：

1.《成绩表》和，《通知单》分建立在两个工作表中。

2.《通知单》可以通过函数调用《成绩表》中每个学生之资料。

3.建立一个单元格下拉菜单供选择所有学生姓名，当选项改变时，通知单跟随改变。而且在现有资料上增加学生数量后不受影响，从而使通知单设计达到通用之功能。

明确了思路，现在以实例具体讲解实现方法。

步骤1.定义名称

选择《成绩表》A1，点击【插入】【名称】【定义】，然后按图3方式输入信息：当前工作簿的名称处输入“姓名”（不含引号），在引用位置处输入“=OFFSET($A,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含义：通过COUNTA(A:A)-1返回A列学生数目，减1是因A列中非空单元格数量包括首行“姓名”二字；然后利用OFFSET函数提取A列所有学生姓名。 

图3定义名称